Het vitaliteitsbudget is dit jaar anders ingericht dan voorheen. In een eerder blogartikel staan de grootste veranderingen omschreven. In onderstaand artikel beantwoordt WTG-bestuurslid Arno Dijkstra veel gestelde vragen.

Hoe kun je als werkgever het vitaliteitsbudget het beste inzetten?
“In de nieuwe opzet zijn we geswitcht van een vast omkaderde brancheregeling naar een raamwerkregeling. De nieuwe regeling beschrijft alleen hoofdlijnen en binnen deze hoofdlijnen heb je als werkgever de ruimte om zelf keuzes te maken in aanbod, proces en uitvoering. Tenminste, zolang het budget maar goed is voor de mentale en/of fysieke gezondheid van medewerkers.”

Dat klinkt best breed.
“Dat is het ook. En fijn, want als werkgever bepaal je nu je eigen vorm en aanbod. Wel met genoeg keuzes voor medewerkers, zodat iedereen iets vindt dat bij hem of haar past. Wat veel ondernemers doen: ze beginnen klein en bouwen hun ‘menukaart’ stap voor stap op.”

Hoeveel financiële ruimte moet je als werkgever bieden?
“In de CAO staat: minimaal 200 euro, uitgaande van een fulltime dienstverband. Lager mag niet, hoger uiteraard wel.”

Mag je het vitaliteitsbudget ook bedrijfsbreed inzetten? In plaats van per medewerker?
“Nee, dat mag niet. Het vitaliteitsbudget is een individuele regeling waarmee de medewerker iets kan ‘kopen’. Wat wel kan, is dat meerdere medewerkers zich aanmelden voor dezelfde workshop. Maar dat doen ze dus op individuele basis.”

Mag ik bestaande vitaliteitsinitiatieven of -voorzieningen verrekenen met het budget?
“Jazeker. Belangrijk is wel dat de medewerker zélf kiest. Stel: een werkgever biedt een sportschoolabonnement aan. Maakt een medewerker daar gebruik van? Dan mag je het bijbehorende bedrag aftrekken van het vitaliteitsbudget. Maar bied je standaard bedrijfsfruit aan voor iedereen? Dan valt dat buiten de regeling.”

Valt het vitaliteitsbudget onder de werkkostenregeling (WKR)?
“Als je binnen die regeling ruimte hebt, kun je dat prima doen. Maar het is zeker niet verplicht. De regeling biedt ruimte voor maatwerk per onderneming. De CAO schrijft bewust geen dichtgetimmerde uitvoeringsvorm voor. Fiscale verwerking en toepassing van de WKR kunnen per organisatie verschillen. Mijn advies: stem de concrete inrichting altijd af met je salarisadministrateur, accountant of fiscalist.”

Is het vitaliteitsbudget een bruto- of nettobedrag voor medewerkers?
“In principe bruto. Heb je de regeling ingericht op declaratiebasis? En kun je het budget niet onder de werkkostenregeling (WKR) onderbrengen? Dan moet je bij uitbetaling belasting en sociale premies inhouden. Daardoor kunnen nettobedragen tussen werknemers verschillen.”

Is het budget inclusief of exclusief btw?
“Dat hangt af van hoe je de regeling inricht. Doe je dat op declaratiebasis, dan is het budget inclusief btw. Maar betaal je als werkgever zélf de kosten, dan kun je de btw verrekenen. In dat geval kun je het budget dus ook prima exclusief btw vaststellen.”

Moet ik de administratie rondom declaraties zelf bijhouden?
“Ja, want de regeling wordt niet meer op brancheniveau uitgevoerd. Je moet de bijbehorende administratie zelf organiseren. Uiteraard bepaal je ook zelf hoe vaak en wanneer medewerkers een bonnetje mogen declareren.”

Voor WTG-leden liep de oude regeling met Lekker Bezig tot 1 april 2026. Moeten we dit jaar ook nog invulling geven aan het vitaliteitsbudget of starten we in 2027?
“Medewerkers konden hun budget uit 2025 tot 1 april 2026 besteden. Tegelijk ging op 1 januari 2026 de nieuwe regeling in, zoals die in de CAO staat beschreven. Die nieuwe regeling loopt formeel van januari 2026 tot eind 2027.”

Mag ik de regeling laten uitvoeren door een externe partij (zoals voorheen Lekker Bezig)?
“Ja, dat mag, zolang het aanbod maar positief bijdraagt aan het bevorderen van mentale of fysieke gezondheid. Het voordeel van een externe partij inschakelen: die verzorgt vaak ook de administratieve afhandeling. Tegelijk is dit ook een aandachtspunt, want soms rekent de aanbieder daar extra kosten voor. En die vallen weer buiten het budget.”

Is er een kant-en-klare oplossing die ondernemers kunnen overnemen?
“Nee, daarvoor is de diversiteit onder bedrijven te groot. Veel ondernemers willen het juist op hun eigen manier kunnen invullen. Daarnaast is keuzevrijheid voor medewerkers belangrijk omdat behoeften verschillen per levensfase en zelfs generatie. Er is niet één perfecte invulling.”

Hoe zorg je er als onderneming dan voor dat medewerkers het budget ook écht gebruiken?
“Een regeling op papier is natuurlijk iets anders dan medewerkers die er daadwerkelijk mee aan de slag gaan. Daarom is het belangrijk om vitaliteit niet alleen administratief te organiseren, maar ook zichtbaar en bespreekbaar te maken binnen de organisatie. Wat vaak goed werkt: klein beginnen en voorbeelden delen, leidinggevenden actief betrekken, medewerkers keuzevrijheid geven, aansluiten bij verschillende behoeften en levensfases en regelmatig aandacht besteden aan vitaliteit in plaats van één keer per jaar communiceren.”

Hoe kan SAMwerkt me dan ondersteunen?
“SAMwerkt helpt organisaties om keuzes te maken die passen bij hun medewerkers, cultuur en organisatie op dat moment. Je kunt bijvoorbeeld twee gratis adviesgesprekken gebruiken om je beleid rondom duurzame inzetbaarheid vorm te geven. Op basis daarvan zou je een koppeling kunnen maken naar de vitaliteitsregeling en bepalen hoe het vitaliteitsbudget een katalysator kan zijn.”